Постановление администрации Приволжского муниципального района от 06.05.2015 N 478-п "Об утверждении административного регламента по предоставлению муниципальной услуги "Предоставление документальной архивной информации по запросам" Свод законодательства
ИВАНОВСКАЯ ОБЛАСТЬ
АДМИНИСТРАЦИЯ ПРИВОЛЖСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 6 мая 2015 г. № 478-п
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА
ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ
ДОКУМЕНТАЛЬНОЙ АРХИВНОЙ ИНФОРМАЦИИ ПО ЗАПРОСАМ"
В соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", постановлением Правительства Российской Федерации от 16.05.2011 № 373 "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг", постановлением администрации Приволжского муниципального района от 31.12.2014 № 1354-п "Об утверждении Порядка разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг Администрацией Приволжского муниципального района", постановлением администрации № 846-п от 01.09.2014 "О создании муниципального казенного учреждения Приволжского муниципального района "Управление делами", руководствуясь пунктом 2.2.9 главы 2 Устава Муниципального казенного учреждения Приволжского муниципального района "Управление делами", утвержденного постановлением администрации Приволжского муниципального района от 12.11.2014 № 1131-п, в целях повышения качества и доступности предоставляемых муниципальных услуг, администрация Приволжского муниципального района постановляет:
1. Утвердить прилагаемый административный регламент муниципального казенного учреждения Приволжского муниципального района "Управление делами" по предоставлению муниципальной услуги "Предоставление документальной архивной информации по запросам".
2. Отменить постановление администрации Приволжского муниципального района от 16.06.2011 № 283 "Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги "Предоставление документальной архивной информации по запросам".
3. Настоящее постановление вступает в силу с момента подписания.
4. Опубликовать настоящее постановление в информационном бюллетене "Вестник Совета и администрации Приволжского муниципального района" и разместить на сайте в сети Интернет.
5. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на директора муниципального казенного учреждения Приволжского муниципального района "Управление делами" Стрижову М.В.
Глава администрации
Приволжского муниципального района
С.В.ЗОБНИН
Приложение
к постановлению
администрации Приволжского
муниципального района
от 06.05.2015 № 478-п
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
"ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЛЬНОЙ АРХИВНОЙ ИНФОРМАЦИИ
ПО ЗАПРОСАМ"
1. Общие положения
1.1. Административный регламент (далее - Регламент) предоставления муниципальной услуги архивным сектором муниципального казенного учреждения Приволжского муниципального района "Управление делами" разработан в целях повышения качества информационного обеспечения, определяет сроки, последовательность действий (административных процедур) архивного сектора при предоставлении муниципальной услуги.
Муниципальная услуга предоставляется гражданам, органам государственной власти, местного самоуправления, организациям и общественным объединениям (далее - заявителям) по их заявлениям, обращениям, запросам (далее - запросам).
2. Нормативно-правовое регулирование предоставления
муниципальной услуги
2.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляется архивным сектором муниципального казенного учреждения Приволжского муниципального района "Управление делами" (далее - архивным сектором МКУ "Управление делами") "Предоставление документальной архивной информации по запросам" в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
Конституция Российской Федерации;
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
Закон Ивановской области от 01.03.2006 № 18-ОЗ "Об архивном деле в Ивановской области";
Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";
Постановление Правительства Ивановской области от 04.12.2014 № 507-п "Об утверждении Положения о Департаменте культуры и туризма Ивановской области";
Устав МКУ "Управление делами" в новой редакции, утвержденный постановлением администрации Приволжского муниципального района от 12.11.2014 № 1131-п;
Положение об архивном секторе, утвержденное приказом директора МКУ "Управление делами" от 15.10.2014 № 29/1.
3. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги
3.1. Порядок информирования о муниципальной услуге
3.1.1. Предоставление муниципальной услуги "Предоставление документальной архивной информации по запросам" (далее - муниципальная услуга) осуществляется на базе архивных документов, хранящихся в архивном секторе МКУ "Управление делами". Муниципальная услуга предоставляется в форме архивных справок, архивных копий, архивных выписок, информационных писем.
3.1.2. Место нахождения архивного сектора и его почтовый адрес:
155550, Ивановская область, г. Приволжск, ул. Революционная, д. 63;
адрес электронной почты: arch.voronina@yandex.ru.
Контактные телефоны: 8 (49339) 3-22-48, 2-19-01.
Прием граждан: понедельник, вторник: 9.00 - 17.00;
перерыв на обед: 12.00 - 13.00.
3.1.3. Прием заявителей осуществляется заведующим архивным сектором.
3.1.4. Информирование по процедуре предоставления муниципальной услуги производится:
- по письменным обращениям;
- по электронной почте;
- по телефону;
- при личном обращении заявителя.
3.1.5. По письменным обращениям по процедуре предоставления муниципальной услуги ответ на обращение направляется почтой или по факсу в адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.
3.1.6. При консультировании заявителей по телефону и на личном приеме заведующий архивным сектором обязан дать достоверную информацию по вопросам организации предоставления муниципальной услуги в пределах своей компетенции.
3.2. Основание для предоставления муниципальной услуги
3.2.1. Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос заявителя в адрес архивного сектора, в том числе переданный по электронной почте.
3.2.2. В запросе должны быть указаны:
- наименование юридического лица на бланке организации; для граждан - фамилия, имя и отчество;
- почтовый и (или) электронный адрес заявителя;
- интересующая заявителя тема, вопрос, событие, факт и хронологические рамки запрашиваемой информации;
- форма получения заявителем информации (информационное письмо, архивная справка, архивные копии, архивная выписка, тематический перечень, тематический обзор документов);
- дата отправления, подпись заявителя;
- для исполнения запроса:
- о стаже работы, размере заработной платы - название, ведомственная подчиненность и адрес организации, период работы (годы), должность, год рождения;
- о награждении - сведения о времени награждения и награждающей организации.
3.2.3. Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
3.2.4. Юридические лица направляют запрос, оформленный на официальном бланке организации, содержащем сведения о наименовании и ее юридическом адресе. Запрос подписывается руководителем юридического лица.
3.2.5. При поступлении в архивный сектор запросов, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, архивный сектор в 10-дневный срок запрашивает уточнения и дополнительные сведения.
3.3. Условия и сроки предоставления муниципальной услуги
3.3.1. Запросы тематические и социально-правового характера исполняются архивным сектором бесплатно.
3.3.2. Запросы, поступившие в архивный сектор, исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации.
В исключительных случаях заведующий архивным сектором вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней, уведомив об этом заявителя. Продление сроков исполнения запросов в архивном секторе допускается в случаях значительного увеличения количества поступающих запросов, проведения внеплановых ремонтных работ в хранилищах архива и при других обстоятельствах.
3.3.3. При исполнении повторного запроса социально-правового характера или составлении по просьбе пользователя архивной справки, аналогичной ранее выданной, архивный сектор проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в архивных документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений, включает их повторно выдаваемую архивную справку.
3.3.4. Тематический запрос государственного органа или органа местного самоуправления, связанный с исполнением ими своих функций, поступивший в архивный сектор, рассматривается в первоочередном порядке.
3.3.5. При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов архивный сектор письменно извещает пользователя о промежуточных результатах работы.
3.4. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги
3.4.1. Отсутствие в запросе необходимых сведений для проведения поисковой работы.
3.4.2. Отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и конфиденциальную информацию.
3.4.3. Запросы, не содержащие наименование юридического лица (для гражданина - фамилию), почтовый адрес или электронный адрес заявителя.
3.4.4. Запросы не поддаются прочтению.
3.4.5. Запросы, содержащие ненормативную лексику и оскорбительные выражения.
4. Административные процедуры
4.1. Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги
4.1.1. Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
- регистрация запросов, рассмотрение их начальником архивного сектора;
- анализ тематики запросов;
- направление запросов на исполнение по принадлежности:
в государственный или муниципальные архивы, другие предприятия и организации для ответа в адрес заявителя.
Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры, автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.
4.2. Регистрация запросов и передача их на исполнение
4.2.1. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.
4.2.2. Поступившие по почте запросы регистрируются в день поступления в установленном порядке.
4.2.3. При поступлении интернет-обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса ему направляется уведомление о принятии запроса к рассмотрению. Интернет-обращение (запрос) гражданина распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется как с письменным запросом.
4.2.4. При личном обращении заявителя ему разъясняется порядок предоставления услуги и предлагается заполнить заявление в соответствии с установленной формой. Затем заявитель информируется о сроках выдачи ответа. В случае отказа разъясняются причины отказа.
4.3. Анализ тематики запросов
4.3.1. Заведующий архивным сектором обеспечивает оперативное рассмотрение запросов, доведение их до исполнителей.
4.3.2. Заведующий архивным сектором осуществляет анализ тематики поступивших запросов с использованием архивных справочников, содержащих сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения запросов. При этом определяются:
- правомочность получения автором запроса запрашиваемой информации с учетом ограничений на представление сведений, содержащих государственную тайну и сведения конфиденциального характера;
- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;
- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
- адреса конкретных органов и организаций, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос.
4.3.3. Заведующий архивным сектором письменно запрашивает автора запроса об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями в случае отсутствия в запросе достаточных данных для организации выявления сведений в архивах, нечетко, неправильно сформулированного запроса.
4.3.4. По итогам анализа запроса заведующий архивным сектором:
- при отсутствии запрашиваемых сведений архиве информирует об этом автора запроса и, при необходимости, дает рекомендации по их дальнейшему поиску;
- дает мотивированный отказ автору запроса в получении запрашиваемых сведений при отсутствии у него права на их получение и разъясняет его дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
4.4. Подготовка и направление ответов гражданам
4.4.1. При наличии запрашиваемых документов заведующий архивным сектором готовит ответ заявителю в виде архивных справок, архивных выписок и архивных копий.
Архивная справка - документ, составленный на бланке сектора и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала"). В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка. После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта события.
В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью архивного сектора. Архивная справка подписывается заведующим сектором, заверяется печатью сектора, на ней проставляется номер и дата составления.
Архивная выписка - документ, составленный на бланке сектора, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящегося к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием. В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа. Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью заведующего сектором, должностного лица, осуществляющего организационно-методическое руководство архивным сектором (директора учреждения), печатью учреждения.
Архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения, заверенная в установленном порядке. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется подписью заведующего сектором, должностного лица, осуществляющего организационно-методическое руководство архивным сектором, печатью учреждения.
При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, в течение 30 дней составляется отрицательный ответ на бланке архивного сектора, подтверждающий неполноту состава архивных документов по теме запроса. Ответ заверяется в установленном порядке.
Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица выдаются ему при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки, архивной копии или архивной выписки расписывается в журнале регистрации запросов, указывая дату их получения.
Архивная справка, архивная копия, архивная выписка высылаются по почте простыми письмами.
4.4.2. Муниципальная услуга считается предоставленной, если потребителю муниципальной услуги выдана запрашиваемая документированная информация или дан мотивированный ответ об ее отсутствии.
4.5. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений
4.5.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений осуществляет заведующий архивным сектором - должностное лицо, осуществляющее организационно-методическое руководство архивным сектором. Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками положений административного регламента.
4.5.2. Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц сектора. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, лица, допустившие нарушение данного административного регламента, привлекаются к дисциплинарной ответственности в соответствии со ст. 192 Трудового кодекса РФ, ст. 27 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".
4.5.3. Проверки могут быть по конкретному обращению заявителя. Для проведения проверки полноты и качества исполнения муниципальной услуги формируется комиссия, в состав которой включаются заведующий архивным сектором и должностное лицо, осуществляющее организационно-методическое руководство архивным сектором. Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
4.6. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе выполнения Регламента
4.6.1. Обжалование действия (бездействия) и решений должностных лиц, осуществляемых (принятых) в ходе выполнения настоящего Регламента, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Жалобы на несоответствующее предоставление муниципальной услуги и несоблюдение административного регламента (далее - жалобы) могут быть направлены:
- главе администрации Приволжского муниципального района;
- директору учреждения, осуществляющему руководство архивным сектором.
4.6.2. Заявитель в своей жалобе (обращении) в обязательном порядке указывает:
- фамилию, имя, отчество (в случае обращения с жалобой представителя - фамилию, имя, отчество заинтересованного лица, а также фамилию, имя, отчество уполномоченного представителя);
- полное наименование юридического лица (в случае обращения от имени юридического лица);
- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
- изложение сути жалобы;
- личную подпись и дату.
При необходимости к письменной жалобе могут быть приложены документы и материалы, подтверждающие суть жалобы, либо их копии.
4.6.3. Директор МКУ "Управление делами":
- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;
- вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;
- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов пользователя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.
4.6.4. Ответ на жалобу подписывается директором учреждения, в случае подачи жалобы на имя главы администрации, подписывается главой администрации.
4.6.5. Обращение заявителя считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу всех поставленных в обращении вопросов.
АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ
для наведения архивной справки по документам
___________________________________________________________________________
1. Фамилия, имя, отчество, о котором запрашивается архивная справка
___________________________________________________________________________
2. Фамилия, имя, отчество лица, запрашивающего архивную справку. Адрес и
номер телефона заявителя __________________________________________________
3. О чем запрашивается архивная справка
___________________________________________________________________________
4. Содержание запроса
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Подпись заявителя _________________________________________________________
(расшифровка подписи)
" " ______________ 20_____ г.
------------------------------------------------------------------
ИВАНОВСКАЯ ОБЛАСТЬ
АДМИНИСТРАЦИЯ ПРИВОЛЖСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 6 мая 2015 г. № 478-п
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА
ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ
ДОКУМЕНТАЛЬНОЙ АРХИВНОЙ ИНФОРМАЦИИ ПО ЗАПРОСАМ"
В соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", постановлением Правительства Российской Федерации от 16.05.2011 № 373 "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг", постановлением администрации Приволжского муниципального района от 31.12.2014 № 1354-п "Об утверждении Порядка разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг Администрацией Приволжского муниципального района", постановлением администрации № 846-п от 01.09.2014 "О создании муниципального казенного учреждения Приволжского муниципального района "Управление делами", руководствуясь пунктом 2.2.9 главы 2 Устава Муниципального казенного учреждения Приволжского муниципального района "Управление делами", утвержденного постановлением администрации Приволжского муниципального района от 12.11.2014 № 1131-п, в целях повышения качества и доступности предоставляемых муниципальных услуг, администрация Приволжского муниципального района постановляет:
1. Утвердить прилагаемый административный регламент муниципального казенного учреждения Приволжского муниципального района "Управление делами" по предоставлению муниципальной услуги "Предоставление документальной архивной информации по запросам".
2. Отменить постановление администрации Приволжского муниципального района от 16.06.2011 № 283 "Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги "Предоставление документальной архивной информации по запросам".
3. Настоящее постановление вступает в силу с момента подписания.
4. Опубликовать настоящее постановление в информационном бюллетене "Вестник Совета и администрации Приволжского муниципального района" и разместить на сайте в сети Интернет.
5. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на директора муниципального казенного учреждения Приволжского муниципального района "Управление делами" Стрижову М.В.
Глава администрации
Приволжского муниципального района
С.В.ЗОБНИН
Приложение
к постановлению
администрации Приволжского
муниципального района
от 06.05.2015 № 478-п
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
"ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЛЬНОЙ АРХИВНОЙ ИНФОРМАЦИИ
ПО ЗАПРОСАМ"
1. Общие положения
1.1. Административный регламент (далее - Регламент) предоставления муниципальной услуги архивным сектором муниципального казенного учреждения Приволжского муниципального района "Управление делами" разработан в целях повышения качества информационного обеспечения, определяет сроки, последовательность действий (административных процедур) архивного сектора при предоставлении муниципальной услуги.
Муниципальная услуга предоставляется гражданам, органам государственной власти, местного самоуправления, организациям и общественным объединениям (далее - заявителям) по их заявлениям, обращениям, запросам (далее - запросам).
2. Нормативно-правовое регулирование предоставления
муниципальной услуги
2.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляется архивным сектором муниципального казенного учреждения Приволжского муниципального района "Управление делами" (далее - архивным сектором МКУ "Управление делами") "Предоставление документальной архивной информации по запросам" в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
Конституция Российской Федерации;
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
Закон Ивановской области от 01.03.2006 № 18-ОЗ "Об архивном деле в Ивановской области";
Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";
Постановление Правительства Ивановской области от 04.12.2014 № 507-п "Об утверждении Положения о Департаменте культуры и туризма Ивановской области";
Устав МКУ "Управление делами" в новой редакции, утвержденный постановлением администрации Приволжского муниципального района от 12.11.2014 № 1131-п;
Положение об архивном секторе, утвержденное приказом директора МКУ "Управление делами" от 15.10.2014 № 29/1.
3. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги
3.1. Порядок информирования о муниципальной услуге
3.1.1. Предоставление муниципальной услуги "Предоставление документальной архивной информации по запросам" (далее - муниципальная услуга) осуществляется на базе архивных документов, хранящихся в архивном секторе МКУ "Управление делами". Муниципальная услуга предоставляется в форме архивных справок, архивных копий, архивных выписок, информационных писем.
3.1.2. Место нахождения архивного сектора и его почтовый адрес:
155550, Ивановская область, г. Приволжск, ул. Революционная, д. 63;
адрес электронной почты: arch.voronina@yandex.ru.
Контактные телефоны: 8 (49339) 3-22-48, 2-19-01.
Прием граждан: понедельник, вторник: 9.00 - 17.00;
перерыв на обед: 12.00 - 13.00.
3.1.3. Прием заявителей осуществляется заведующим архивным сектором.
3.1.4. Информирование по процедуре предоставления муниципальной услуги производится:
- по письменным обращениям;
- по электронной почте;
- по телефону;
- при личном обращении заявителя.
3.1.5. По письменным обращениям по процедуре предоставления муниципальной услуги ответ на обращение направляется почтой или по факсу в адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.
3.1.6. При консультировании заявителей по телефону и на личном приеме заведующий архивным сектором обязан дать достоверную информацию по вопросам организации предоставления муниципальной услуги в пределах своей компетенции.
3.2. Основание для предоставления муниципальной услуги
3.2.1. Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос заявителя в адрес архивного сектора, в том числе переданный по электронной почте.
3.2.2. В запросе должны быть указаны:
- наименование юридического лица на бланке организации; для граждан - фамилия, имя и отчество;
- почтовый и (или) электронный адрес заявителя;
- интересующая заявителя тема, вопрос, событие, факт и хронологические рамки запрашиваемой информации;
- форма получения заявителем информации (информационное письмо, архивная справка, архивные копии, архивная выписка, тематический перечень, тематический обзор документов);
- дата отправления, подпись заявителя;
- для исполнения запроса:
- о стаже работы, размере заработной платы - название, ведомственная подчиненность и адрес организации, период работы (годы), должность, год рождения;
- о награждении - сведения о времени награждения и награждающей организации.
3.2.3. Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
3.2.4. Юридические лица направляют запрос, оформленный на официальном бланке организации, содержащем сведения о наименовании и ее юридическом адресе. Запрос подписывается руководителем юридического лица.
3.2.5. При поступлении в архивный сектор запросов, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, архивный сектор в 10-дневный срок запрашивает уточнения и дополнительные сведения.
3.3. Условия и сроки предоставления муниципальной услуги
3.3.1. Запросы тематические и социально-правового характера исполняются архивным сектором бесплатно.
3.3.2. Запросы, поступившие в архивный сектор, исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации.
В исключительных случаях заведующий архивным сектором вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней, уведомив об этом заявителя. Продление сроков исполнения запросов в архивном секторе допускается в случаях значительного увеличения количества поступающих запросов, проведения внеплановых ремонтных работ в хранилищах архива и при других обстоятельствах.
3.3.3. При исполнении повторного запроса социально-правового характера или составлении по просьбе пользователя архивной справки, аналогичной ранее выданной, архивный сектор проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в архивных документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений, включает их повторно выдаваемую архивную справку.
3.3.4. Тематический запрос государственного органа или органа местного самоуправления, связанный с исполнением ими своих функций, поступивший в архивный сектор, рассматривается в первоочередном порядке.
3.3.5. При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов архивный сектор письменно извещает пользователя о промежуточных результатах работы.
3.4. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги
3.4.1. Отсутствие в запросе необходимых сведений для проведения поисковой работы.
3.4.2. Отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и конфиденциальную информацию.
3.4.3. Запросы, не содержащие наименование юридического лица (для гражданина - фамилию), почтовый адрес или электронный адрес заявителя.
3.4.4. Запросы не поддаются прочтению.
3.4.5. Запросы, содержащие ненормативную лексику и оскорбительные выражения.
4. Административные процедуры
4.1. Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги
4.1.1. Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
- регистрация запросов, рассмотрение их начальником архивного сектора;
- анализ тематики запросов;
- направление запросов на исполнение по принадлежности:
в государственный или муниципальные архивы, другие предприятия и организации для ответа в адрес заявителя.
Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры, автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.
4.2. Регистрация запросов и передача их на исполнение
4.2.1. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.
4.2.2. Поступившие по почте запросы регистрируются в день поступления в установленном порядке.
4.2.3. При поступлении интернет-обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса ему направляется уведомление о принятии запроса к рассмотрению. Интернет-обращение (запрос) гражданина распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется как с письменным запросом.
4.2.4. При личном обращении заявителя ему разъясняется порядок предоставления услуги и предлагается заполнить заявление в соответствии с установленной формой. Затем заявитель информируется о сроках выдачи ответа. В случае отказа разъясняются причины отказа.
4.3. Анализ тематики запросов
4.3.1. Заведующий архивным сектором обеспечивает оперативное рассмотрение запросов, доведение их до исполнителей.
4.3.2. Заведующий архивным сектором осуществляет анализ тематики поступивших запросов с использованием архивных справочников, содержащих сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения запросов. При этом определяются:
- правомочность получения автором запроса запрашиваемой информации с учетом ограничений на представление сведений, содержащих государственную тайну и сведения конфиденциального характера;
- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;
- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
- адреса конкретных органов и организаций, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос.
4.3.3. Заведующий архивным сектором письменно запрашивает автора запроса об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями в случае отсутствия в запросе достаточных данных для организации выявления сведений в архивах, нечетко, неправильно сформулированного запроса.
4.3.4. По итогам анализа запроса заведующий архивным сектором:
- при отсутствии запрашиваемых сведений архиве информирует об этом автора запроса и, при необходимости, дает рекомендации по их дальнейшему поиску;
- дает мотивированный отказ автору запроса в получении запрашиваемых сведений при отсутствии у него права на их получение и разъясняет его дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
4.4. Подготовка и направление ответов гражданам
4.4.1. При наличии запрашиваемых документов заведующий архивным сектором готовит ответ заявителю в виде архивных справок, архивных выписок и архивных копий.
Архивная справка - документ, составленный на бланке сектора и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала"). В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка. После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта события.
В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью архивного сектора. Архивная справка подписывается заведующим сектором, заверяется печатью сектора, на ней проставляется номер и дата составления.
Архивная выписка - документ, составленный на бланке сектора, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящегося к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием. В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа. Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью заведующего сектором, должностного лица, осуществляющего организационно-методическое руководство архивным сектором (директора учреждения), печатью учреждения.
Архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения, заверенная в установленном порядке. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется подписью заведующего сектором, должностного лица, осуществляющего организационно-методическое руководство архивным сектором, печатью учреждения.
При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, в течение 30 дней составляется отрицательный ответ на бланке архивного сектора, подтверждающий неполноту состава архивных документов по теме запроса. Ответ заверяется в установленном порядке.
Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица выдаются ему при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки, архивной копии или архивной выписки расписывается в журнале регистрации запросов, указывая дату их получения.
Архивная справка, архивная копия, архивная выписка высылаются по почте простыми письмами.
4.4.2. Муниципальная услуга считается предоставленной, если потребителю муниципальной услуги выдана запрашиваемая документированная информация или дан мотивированный ответ об ее отсутствии.
4.5. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений
4.5.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений осуществляет заведующий архивным сектором - должностное лицо, осуществляющее организационно-методическое руководство архивным сектором. Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками положений административного регламента.
4.5.2. Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц сектора. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, лица, допустившие нарушение данного административного регламента, привлекаются к дисциплинарной ответственности в соответствии со ст. 192 Трудового кодекса РФ, ст. 27 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".
4.5.3. Проверки могут быть по конкретному обращению заявителя. Для проведения проверки полноты и качества исполнения муниципальной услуги формируется комиссия, в состав которой включаются заведующий архивным сектором и должностное лицо, осуществляющее организационно-методическое руководство архивным сектором. Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
4.6. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе выполнения Регламента
4.6.1. Обжалование действия (бездействия) и решений должностных лиц, осуществляемых (принятых) в ходе выполнения настоящего Регламента, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Жалобы на несоответствующее предоставление муниципальной услуги и несоблюдение административного регламента (далее - жалобы) могут быть направлены:
- главе администрации Приволжского муниципального района;
- директору учреждения, осуществляющему руководство архивным сектором.
4.6.2. Заявитель в своей жалобе (обращении) в обязательном порядке указывает:
- фамилию, имя, отчество (в случае обращения с жалобой представителя - фамилию, имя, отчество заинтересованного лица, а также фамилию, имя, отчество уполномоченного представителя);
- полное наименование юридического лица (в случае обращения от имени юридического лица);
- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
- изложение сути жалобы;
- личную подпись и дату.
При необходимости к письменной жалобе могут быть приложены документы и материалы, подтверждающие суть жалобы, либо их копии.
4.6.3. Директор МКУ "Управление делами":
- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;
- вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;
- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов пользователя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.
4.6.4. Ответ на жалобу подписывается директором учреждения, в случае подачи жалобы на имя главы администрации, подписывается главой администрации.
4.6.5. Обращение заявителя считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу всех поставленных в обращении вопросов.
АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ
для наведения архивной справки по документам
___________________________________________________________________________
1. Фамилия, имя, отчество, о котором запрашивается архивная справка
___________________________________________________________________________
2. Фамилия, имя, отчество лица, запрашивающего архивную справку. Адрес и
номер телефона заявителя __________________________________________________
3. О чем запрашивается архивная справка
___________________________________________________________________________
4. Содержание запроса
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Подпись заявителя _________________________________________________________
(расшифровка подписи)
" " ______________ 20_____ г.
------------------------------------------------------------------